黑龙江省民办教育协会档案管理办法

（试  行）

第一章  总则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》相关要求，为规范本会的档案管理，有效保护和利用档案发挥重要作用，结合本会工作实际制定本办法。

第二条  本会档案是在日常工作活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形成的历史记录。按照国家档案相关规定，必须实行集中统一管理，保证档案的齐全与完整。本会档案，除实物档案外，应当同时实现电子形式档案备份保存。

第二章  工作职责

第三条  档案工作由秘书处主任直接领导，由一位兼职档案人员负责每年档案立卷归档工作。

第四条  实行以文件形成的部门立卷制度，即各部门按照本岗的职责做好每年的文件收集、整理和立卷归档工作。

第五条  档案应当分年、分类归档。

第三章  归档范围及保管期限

第六条  文书档案

（一）上级主管机关针对本会贯彻执行的文件。（重要的永久或长期保存）

（二）本会与各级教育行政部门的往来文件。（重要的永久或长期保存）

（三）机构成立的报告及上级批复通知的文件。（永久或长期保存）

（四）本会历届领导任命的上级文件。（永久或长期保存）

（五）本会历届会员代表大会的文件材料。（重要的永久或长期保存）

（六）本会召开的会员代表大会、理事（常务理事）会议的文件材料。（重要的永久或长期保存）

（七）本会向上级机关主管部门及领导的工作报告，请示和批复的文件材料。（重要的永久或长期保存）

（八）本会的大事记，工作计划、总结、会议纪要。（永久或长期保存）

（九）本会制定的各类工作规章制度，规范条例。（重要的永久或长期保存）

（十）本会主办或参与联合主办的会议活动的文件材料。（重要的永久或长期保存）

（十一）本会工作活动中产生的各种登记注册的证件；合同文件、合作协议等文件材料。（重要的长期或短期保存）

（十二）反映本会各类重要工作的往来信函。（重要的长期或短期保存）

第七条  在本会机关工作的个人档案，包括在本会机关工作的个人入职登记材料、个人身份证明材料、在本会历年工作述职报告、个人劳动合同书、聘书等。（重要的永久或长期保存）

第八条  会员（个人和单位会员）档案，包括个人和会员入会申请材料、审批材料、会员信息宣传材料等。（重要的长期保存）

第九条  历届国家级人大、政协委员名单。（重要的永久或长期保存）

第十条  学术研究及出版物档案材料

（一）国家级，省市级的教育科研课题文件材料。（国家级的永久，省市级的长期保存）

（二）本会公开发表的学术论文，纪念文集等。（重要的永久，一般的长期保存）

（三）本会主办出版的书籍、杂志、简报等刊物。（永久或长期保存）

（四）本会主持的重要调研报告（永久或长期保存）

第十一条  照片、声像档案材料

（一）本会召开的会议活动场景的报告录音、录像、照片等。（永久或长期保存）

（二）本会举办的重大纪念活动、重要的会议照片、领导合影、录音、录像等声像材料。（永久或长期保存）

（三）本会历届重要领导级人物的照片。（永久或长期保存）

（四）参加各省级本会召开的重要会议活动的照片等声像材料。（重要的长期，一般的短期保存）

第十二条  实物档案

（一）上级机关授予的奖状、奖杯、证书等。（重要的永久，一般的长期保存）

（二）经审批注销不同时期单位的实效印章。（重要的永久或长期保存，一般的短期保存）

第四章  档案借阅与查阅

第十三条  本会工作人员查阅档案，须经本部门领导同意，经秘书处领导或上一级领导批准方可查阅。

第十四条  查阅利用档案的人员一律在档案室阅览，如确因工作需求借出的，必须经秘书处领导同意，并严格履行借阅登记手续按时归还。档案严禁带出本会以外。

第十五条  利用档案的人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、撕页、私自抄录、复印，在文件上圈点，批注等损毁档案的行为。

第十六条  档案管理人员应该仔细检查借阅后归还的档案。如有破损、丢失、涂改等情况，应立即向上级主管领导报告。

第十七条  档案室提供的档案证明材料，应以引述或节录档案原文为主，并仔细核对审查，加盖档案公章，确保证明材料的准确性和真实性。

第十八条  查阅借阅档案均应在登记簿上进行登记。

第五章  附则

第十九条  本办法经黑龙江省民办教育协会第四届理事会暨第四次会员代表大会会议通过后起施行。